Co oznacza umowa know how?

Know-how z angielskiego znaczy tyle co: wiedzieć jak. Dla firm know-how jest największym skarbem, który należy chronić szczególnie. Nie wszyscy przedsiębiorcy doceniają jednak wagę składników niematerialnych firmy, a do takiej kategorii know-how się zalicza.

Czym jest know-how?

Wprawie polskim definicji know-how jako takiej nie mamy – stąd problem z ochroną. Nie jest know-how objęte ochroną praw patentowych ani autorskich. Można w odniesieniu do tej kategorii zastosować przepisy o nieuczciwej konkurencji, gdzie złamanie poufności jest naruszeniem dóbr przedsiębiorstwa lub przedsiębiorcy. Stosowanie przepisów o tajemnicy przedsiębiorstwa dość dobrze chroni know-how, gdyż tajemnica przedsiębiorstwa jest pojęciem znacznie szerszym od know-how, a więc to ostanie zawiera się w pojęciu tajemnicy.

W praktyce mają zastosowanie przepisy prawa unijnego. W rozporządzeniu Komisji WE 772/2004 z 7 kwietnia 2004 roku know-how definiuje się jako pakiet niejawnych i nieopatentowanych informacji, które są wynikiem doświadczeń  i badań. Informacje te mogą mieć charakter techniczny, handlowy lub organizacyjny – unikalny dla danej firmy, stanowiący dorobek intelektualny przedsiębiorstwa, podstawę jego sukcesu.

W praktyce know-how może to być receptura sosu podawanego do pieczeni, system obsługi klientów, metoda zmniejszania kosztów produkcji, sprzyjający wzrostowi sprzedaży element systemu zarządzania zespołem i tym podobne.

Know-how jako umowa

Know-how to rodzaj umowy nienazwanej. Podstawą prawną takiego typu umowy są przepisy ogólne Kodeksu Cywilnego.

Zasadniczym celem umowy know-how jest opisane sposobu obrotu specjalistyczną wiedza o poufnym charakterze.

Co oznacza umowa know-how dla podpisujących ją stron? Taka umowa to katalog szeregu praw oraz obowiązków dotyczących wszystkich stron umowy.

Jest to umowa handlowa, a więc dochodzi w niej do sprzedaży. Przedmiotem obrotu są dobra niematerialne. Mimo  dokonania transakcji kupujący nie nabywa praw do przedmiotu umowy – nie są one jego własnością – może z nich korzystać, ale nie ma prawa odsprzedać ich dalej.

Umowa know-how jest charakterystycznym typem umów handlowych dotyczących sieci franczyzowych. Przedsiębiorca decydujący się na zakup licencji i wejście do sieci nie musi samodzielnie dochodzić do informacji niezbędnych do prowadzenia punktu. Franczyzodawca wraz z licencją przekazuje mu know-how, czyli wiedzę poufną na temat produktu firmy, sposobów zarządzania, nieopatentowanych wynalazków, technologii, wzorów użytkowych. Franczyzobiorca korzystając z know-how musi zachować tajemnicę, a po zakończeniu współpracy w sieci franczyzowej obowiązuje go bezwzględny zakaz wykorzystania know-how franczyzodawcy w dalszej działalności.

Elementy składowe umowy know-how

Umowa określa strony. Jedną z nich jest licencjonodawca dysponujący wiedzą know-how, drugą licencjonobiorca, czyli nabywca tajemnic firmowych.

W umowie określa się zakres know-how oraz sposób przekazania. Niezbędne jest zapisanie warunku przekazania know-how wraz z pakietem przeprowadzonych badań, doświadczeń, analiz potwierdzających skuteczność know-how w praktyce biznesowej.

Umowa musi zawierać cenę, jaką nabywca know-how płaci dysponentowi. W przypadku umów franczyzy know-how nie jest zazwyczaj wyodrębnianym z całości elementem umowy licencyjnej, czyli za know-how nie ustala się odrębnej opłaty.

Dobrze skonstruowana umowa know-how musi określać sposób ustania umowy. Może to być termin graniczny dla umów na czas określony, wypowiedzenie (tu muszą być opisane warunki wypowiedzenia) przy umowach bezterminowych,  prawo do porozumienia stron o zerwaniu umowy lub  prawo do odstąpienia od umowy.

W umowach know-how ważne jest również precyzyjne określenie obowiązków strony nabywającej prawo do korzystania z know-how po wygaśnięciu umowy. Jako informacje poufne know-how mogą być objęte zakazem konkurencji, a co za tym idzie klauzula poufności na cały okres po wygaśnięciu umowy.

Jak zadbać o bezpieczeństwo know-how na etapie negocjowania umowy?

Nierozważne postępowanie podczas rozmów negocjacyjnych może skończyć się wyciekiem informacji, co jest szczególnie groźne w sytuacji, gdy negocjacje zakończą się niepowodzeniem. Jako, że firmowe know-how nie są chronione patentami, tych którzy zdobędą wiedzę w sposób nieuprawniony trudno będzie pociągnąć do odpowiedzialności za plagiat lub korzystanie z know-how bez opłaty licencyjnej.

Podczas wypracowywania umowy należy:

• Zawrzeć umowy o zachowaniu poufności z własnymi pracownikami, kontrahentami oraz przedstawicielami firmy zainteresowanej zakupem licencji.
• Ograniczyć liczbę osób dysponujących w firmie pełną wiedzą know-how do niezbędnego minimum; o negocjacjach oraz o pakiecie know-how nie rozmawiać podczas narad czy spotkań w grupie nieuprawnionych, niezaangażowanych w negocjacje,
• Chronić informacje przekazywane drogą mejlową, ograniczać rozmowy telefoniczne do ustalania szczegółów logistycznych – nie przekazywać tymi kanałami wiedzy merytorycznej; można to robić jedynie stosując bezpieczne połączenia lub połącznia szyfrowane.
• Chronić dokumenty w formie konwencjonalnej i wirtualnej przed dostępem osób nieuprawnionych.