Zaufanie jest podstawą budowy i utrzymania solidnych relacji międzyludzkich. Ta zasada dotyczy również sfery biznesu. Zaufany kontrahent, to skarb – gwarant bezpieczeństwa naszej firmy na polu wzajemnej współpracy. Czy jednak każdy zasługuje na pełne zaufanie? Jak sprawdzić rzetelność firmy? Skąd czerpać wiedzę na temat innych przedsiębiorców?
Po co sprawdzamy kontrahentów?
Odpowiedź na tak postawione pytanie wydaje się być prosta: bo chcemy współpracować z ludźmi uczciwymi. Nie lubimy krętaczy i nie chcemy, aby z powodu współpracy z nierzetelnym kontrahentem ponieść stratę.
Warto jednak zobaczyć szerszy kontekst takiej współpracy i jednocześnie współodpowiedzialności za stan kontrahenta. Wyobraźmy sobie sytuację, w której nieuprawniony do wystawiania faktur VAT przedsiębiorca wystawi nam taką fakturę. Sprawdzenie kontrahenta jest nie tylko prawem zabezpieczającym nasze interesy – w takim wypadku to również obowiązek, za niedopełnienie którego poniesiemy konsekwencje wobec służb skarbowych czy celnych. Choć oszustwa dokonał nasz kontrahent, a my działaliśmy w dobrej wierze, to niesprawdzenie jego wiarygodności obarcza nas odpowiedzialnością za transakcję.
Potwierdzenie tego można znaleźć w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z listopada 2009 roku (I SA/Wr 105/109). Tymczasem sprawdzenie firmy pod kątem VAT nie jest trudne – nawet ustawa o podatku VAT umożliwia zwrócenie się do urzędu skarbowego z zapytaniem, czy dana firma jest płatnikiem VAT (artykuł 96 ustęp 13).
Zaufanie w biznesie powinno być raczej ograniczonym zaufaniem. Pamiętajmy, że tonący na dno może pociągnąć nawet mistrza pływackiego.
Źródła informacji o przedsiębiorstwach
1. Informacje w Internecie
Sprawdzanie przyszłego czy aktualnego współpracownika warto rozpocząć od miejsc i narzędzi dostępnych powszechnie i nieodpłatnie. Jak zawsze w takiej sytuacji bezcenne są wszelkie wpisy w Internecie. Naszego kontrahenta możemy namierzyć w wymianie informacji na forach internetowych, w mediach społecznościowych. Bardzo dużo dowiedzieć się możemy czytając stronę www kontrahenta. Nawet brak aktualizacji strony może być pewnym sygnałem problemów, które przeżywa firma.
Po przejrzeniu łatwo dostępnych informacji kolej na rejestry specjalistyczne. Część z nich jest dostępna publicznie, z innych korzysta się odpłatnie.
2. CEIDG
Jeśli sprawdzamy przedsiębiorstwo zarejestrowane na osobę fizyczną, to wchodzimy do rejestru CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). Z rejestru możemy odczytać:
- nazwę i dane adresowe firmy
- numer NIP i REGON
- kody PKD
- informację czy firma działa, czy została zawieszona.
Jeśli wolimy tradycyjne sposoby zażądajmy od przyszłego współpracownika zaświadczeń o nadaniu REGON i NIP oraz poświadczenia z urzędu skarbowego o niezaleganiu z płatnościami.
3. KRS
Dla sprawdzających spółki prawa handlowego najważniejszym zbiorem informacji jest KRS – Krajowy Rejestr Sądowy. Część wiedzy uzyskać można za pomocą Internetowego serwisu KRS, ale pełna informacja łącznie ze sprawozdaniami finansowymi dostępna jest wyłącznie w wersji papierowej. Stąd najlepiej wystąpić z wnioskiem do sądu o wydanie odpisu KRS. Odpis zawierać będzie między innymi informacje o:
- danych teleadresowych firmy,
- właścicielach, władzach firmy, sposobie reprezentowania firmy,
- powiązaniach firmy z innymi podmiotami gospodarczymi,
- wielkości kapitału,
- okresie działalności,
- toczących się postępowaniach upadłościowych,
- zaległościach finansowych względem urzędu skarbowego czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- sprawozdaniach finansowych z kolejnych lat działalności.
4. Krajowy Rejestr Długów
To ważny rejestr prowadzony przez Biuro Informacji Gospodarczej. Tu umieszcza się wszystkie informacje dotyczące zadłużeń firm – zarówno prowadzonych przez osoby fizyczne jak i spółek prawa handlowego. Są to długi wobec służb skarbowych, celnych, ubezpieczycieli społecznych, zaległości z opłatami za media, długi wobec kontrahentów, obciążenia kredytowe.
Już sama informacja o tym, czy firma jest umieszczona na liście dłużników jest ważna dla ewentualnej decyzji o podjęciu współpracy.
5. Wywiad gospodarczy
Wielkie projekty za duże pieniądze obwarowane są z reguły jeszcze innymi środkami ostrożności. W takich wypadkach zatrudnia się wywiad gospodarczy. Tak zwane wywiadownie gospodarcze to firmy wyspecjalizowane w tropieniu wszelkich przejawów nierzetelności kontrahentów – działają na skalę międzynarodową, a ich usługi są dość drogie. Jednak warto, bo cena jaką przychodzi płacić za współpracę z nieuczciwym kontrahentem bywa znacznie wyższa.
6. Biura Informacji Gospodarczej
To firmy zajmujące się sporządzaniem i sprzedażą raportów o stanie finansowym firmy. Głównym celem ich działalności jest pozyskiwanie i przetwarzanie informacji o niewypłacalności, zadłużeniu, windykacjach, postepowaniach upadłościowych.
7. Giełda długów
To rejestr przypominający zasoby BIG, ale skorzystać z nich można nieodpłatnie. Informacje pochodzą ze sprawdzonych źródeł – najczęściej od firm, które zetknęły się z nieuczciwym, zadłużonym kontrahentem.