Bilanx w języku łacińskim, to określenie wagi o dwóch szalach (bi – podwójny, lanx – szala, misa). Bilans jako zestawienie dwóch przeciwstawnych aspektów działalności gospodarczej jakimi są aktywa i pasywa firmy, jest swoistym rodzajem pomiaru porównawczego.
Traktowanie bilansu jako zwykłego rachunku zysków i strat jest dużym uproszczeniem – bilans, badający okresowy stan finansowy firmy, odpowiednio interpretowany służy do oceny kondycji firmy, a tym samym do podejmowania strategicznych oraz bieżących decyzji dotyczących funkcjonowania przedsiębiorstwa w przyszłości.
Cele tworzenia bilansów
Każda firma powinna wiedzieć jaki jest stan finansów w danej chwili. Za pomocą bilansu sprawdza się, czy są zyski lub straty oraz analizuje się ich przyczyny.
Źródłem bilansu są aktualne dane – stan majątku firmy i jej kapitału na dzień datowania bilansu. Dniem tym zazwyczaj jest ostatni dzień roku kalendarzowego, a zestawienie dotyczy ostatnich dwunastu miesięcy.
Porównując bilans z poprzednim można dokładnie określić wszelkie parametry opisujące stan przedsiębiorstwa. Bilans tworzony na koniec roku podsumowuje niejako roczną działalność i jednocześnie otwiera nowy rok.
Rodzaje bilansów
Klasyfikacji bilansów dokonuje się z uwagi na kryterium czasu, który bilans obejmuje. Mamy więc bilanse:
- Rozpoczęcia – to bilans rozpoczynający działalność przedsiębiorstwa,
- Likwidacyjny – zamykający działalność firmy – sporządzany jest na początku i końcu okresu likwidacji przedsiębiorstwa,
- Krótkoterminowy – wycinkowy, obejmujący okres krótszy od roku – na przykład półrocze lub jeden kwartał,
- Otwarcia – otwiera nowy okres sprawozdawczy, zazwyczaj nowy rok,
- Zamknięcia – zamyka okres sprawozdawczy, zazwyczaj sporządza się go na ostatni dzień roku,
Ze względu na zawartość obok zwykłych bilansów pełnych lub skróconych, sporządza się również bilanse zbiorcze. Ich przedmiotem są dane pochodzące od przedsiębiorstwa sporządzającego bilans i jednostek mu podległych.
Zawartość bilansu; budowa dokumentu
O sposobie sporządzania bilansu stanowią przepisy ustawy o rachunkowości.
Każdy dokument powinien zawierać następujące oznaczenia:
- Dane jednostki, której bilans dotyczy,
- Dzień bilansowy – data, oznaczenie dnia na który bilans jest zestawiany,
- Określenie waluty w jakiej dane są wyrażane,
- Podanie pozycji i grup aktywów wraz z ich wartościami,
- Podanie pozycji i grup pasywów oraz ich wartości,
- Miejsce oraz datę sporządzenia dokumentu,
- Podpisy autora bilansu oraz kierownika jednostki.
Dobry bilans podstawą diagnozy finansowej
O jakości bilansów świadczy zachowanie następujących zasad:
- Rzetelności – prezentowane w bilansie składniki są zgodne ze stanem faktycznym co do rodzaju i wartości,
- Zupełności – bilans zawiera dane wszystkich zdarzeń gospodarczych, które miały miejsce w okresie sprawozdawczym,
- Sprawdzalności – każda pozycja bilansu ma swoje źródło w dokumentach – wszystko można sprawdzić, zweryfikować,
- Ciągłości – kolejne bilanse nie stanowią odrębnych dokumentów – każdy bilans zamknięcia jest jedocześnie bilansem otwarcia dla nowego okresu sprawozdawczego,
- Przejrzystości – zestawienie aktywów i pasywów wraz z ich wartościami powinno mieć formę prezentacji, z której łatwo odczytać stan środków, źródeł finansowania; sposób prezentacji powinien ułatwiać szybkie orientowanie się w sytuacji finansowej firmy.
Interpretacja bilansu
Najważniejszym celem tworzenia bilansów nie jest zwykłe policzenie, co mamy, a czego nam brakuje – zwykły rachunek zysków nie jest przedmiotem bilansu. Biorąc pod uwagę jakim szerokim pojęciem są aktywa oraz pasywa przedstawianie ich rodzajów wraz z wartościami w rubrykach bilansu jest niczym innym jak tworzeniem finansowego obrazu przedsiębiorstwa.
Porównanie bilansów ze sobą wymusza na kierownictwie firmy określone działania. Znaczne zyski mogą stać się podwaliną kolejnych decyzji inwestycyjnych, rozbudowy firmy, wprowadzeniu nowego produktu na rynek.
Straty to sygnał o problemach – po analizie bilansu zazwyczaj znajduje się obszary, gdzie problemy są. Mogą to być zbyt duże obciążenia spłatami kredytów, zaległości ze strony kontrahentów, nadmierne wydatki na reklamę czy transport, błędy z zarządzaniu, niedoinwestowanie kampanii reklamowych i mnóstwo innych zdarzeń gospodarczych, które niekorzystnie wpłynęły na stan firmy.
Specjaliści od bilansów są zgodni co do tego, że w przedsiębiorstwach stanowiących organizacje oparte na wiedzy bilanse warto rozszerzać o kategorie niematerialne. To znaczy, że obok bilansu rozumianego jako dokumentu rachunkowego dotyczącego sfery materialnej sporządzać pełen bilans aktywów kompetencyjnych i kapitału intelektualnego. W takim ujęciu po stronie aktywów są kompetencje, a pasywami jest kapitał intelektualny. Można również rozszerzyć bilans o kapitał relacji z otoczeniem (pasywa) oraz aktywa marketingowe. Takie pełne ujęcie stanu firmy nie może być krótkim dokumentem z tabelami – opisy są tutaj niezbędne, ale dodatek takich treści wpływa pozytywnie na jakość i kompletność informacji o przedsiębiorstwie.